课程: 项目管理基础知识
有效沟通的方法
作为项目经理， 你需要与公司各个级别的人员沟通， 从客户和管理团队到项目工作人员。 沟通并不只是告诉某人某件事， 而是传达消息、让他人理解并据以行事。 良好的沟通技巧可以帮助你和团队 更多、更好地完成工作。 首先，你要负责传达要点。 要先告诉受众为什么你的消息重要。 这样他们就会注意倾听你的消息。 然后，直达主题。 这样即使受众的注意力持续时间很短， 或你只有搭乘三层电梯的时间， 你也能完成信息的传达。 第三，依据受众调整自己的信息。 也就是说，要专注于与受众紧密相关的部分， 使用他们理解的措辞。 我管理过一个项目，客户的需求很多， 还要求快速完成。 整个团队都过度劳累，疲惫不堪。 开会时，管理层只关心项目的预期销量和收入。 团队成员都垂头丧气地陷在椅子里， 因为他们听到的都是希望他们做更多的工作。 当我发言时，我将重点放在这个项目 会给团队带来哪些好处。 这条定制化消息振奋了整个团队， 最终成功地完成了项目。 第四，要积极主动。 如果必须讨论问题， 请陈述问题并说明你的解决计划。 以下是改善沟通技巧的一些窍门。 听与说同样重要。 如果你是听众，要全神贯注地倾听， 不要打手机，不要发短信，不要写邮件。 我知道这很难，但值得一试。 你的效率会更高。 关注无声的交流。 面对面交流时，要观察肢体语言和面部表情。 在电话里，要倾听对方的语调。 对于困难、微妙或关键的沟通， 要选择面对面开会， 这样你和受众就都能接收到讲话消息以及言外之意。 保持开放的心态。 如果你不愿意听别人说了什么， 那么对话或会议就是浪费时间。 要提高理解能力， 不妨对听到的内容进行复述， 或让别人那样做。 用自己的语言描述信息， 以体现你确实理解了内容， 如果理解有误，别人还有机会帮你纠正。 最后，要有效使用电子邮件。 它快速、方便，但也有挑战性。 与其他沟通方式一样， 应花时间撰写出清楚、有效的电子邮件。 这样可以节省时间， 并减少电子邮件反复收发次数。 主题行要信息明确。 如果你希望对方在截止日期之前完成行动， 请在主题中包括这些内容。 直奔主题。 从介绍你的目的和重要内容开始， 随后再补充详细信息。 一封有效的电子邮件就像报纸上的一篇文章， 在最开始的一段就要提供关键信息。 校阅邮件。 拼写或编辑方面的错误 以及语法错误会彻底改变邮件的意思。 确认电子邮件成功送达。 如果对方没有回复， 请通过另一封电子邮件、电话或拜访跟进 表现幽默时要慎重， 因为在电子邮件里它的效果并不好。 只对你充分了解的人表现幽默， 还要让对方知道你是在表现幽默。 实现良好的沟通需要持续努力， 但它会使你和团队更加有效地工作。
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